AVG vervangt WBP
Vanaf 25 mei 2018 zijn nieuwe strenge Europese privacyregels van kracht in Nederland. Dan gaat namelijk de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in. Het kost enige tijd om aan de nieuwe regels te voldoen, dus het is zaak hier zo snel mogelijk mee te beginnen. De AVG vervangt de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP) en geldt voor alle werkgevers, werknemers én consumenten.
Volgens de AVG moet alle software die organisaties gebruiken om persoonsgegevens te verwerken voldoen aan ‘privacy by design’. Dat betekent dat zo min mogelijk persoonsgegevens worden verwerkt, dat zo min mogelijk personen er toegang toe hebben en de gegevens zo kort mogelijk worden bewaard. Personeelsdossiers in excel-sheets is een ‘’not done’’!
Organisaties krijgen onder de AVG bovendien een documentatieplicht. Dat wil zeggen dat ze met documenten moeten kunnen aantonen dat zij de juiste organisatorische en technische maatregelen hebben genomen om aan de AVG te voldoen. Bij overtreding van de wet kunnen organisaties sancties opgelegd krijgen tot 20 miljoen euro of 4 procent van de wereldwijde jaaromzet van ondernemingen.
AVG
Daarnaast worden de privacyrechten van werknemers uitgebreid. Waar werknemers nu al het recht hebben om hun personeelsdossier in te zien, krijgen ze onder de AVG het recht om een kopie van hun personeelsdossier in een standaardformaat te ontvangen, bijvoorbeeld als pdf-bestand.
Wanneer het verwerken van de persoonsgegevens niet strikt noodzakelijk is, zullen werkgevers expliciet toestemming moeten vragen aan werknemers. Die toestemming moet duidelijk en afzonderlijk worden gevraagd, bijvoorbeeld via een apart toestemmingsformulier. Bovendien moet het weigeren of intrekken van deze toestemming net zo gemakkelijk zijn als het geven van toestemming. Het privacybeleid van een organisatie moet daarnaast voor werknemers toegankelijk zijn. Dat kan ofwel door deze regels bijvoorbeeld te beschrijven in het personeelshandboek, ofwel door het mogelijk te maken het privacybeleid op verzoek in te zien.
Contact
Wij kunnen de gehele personeelsadministratie doorlichten om te kijken of het aan alle AVG-eisen voldoet. Of de hele personeelsadministratie volgens de AVG-eisen opzetten. Vraag vrijblijvend de offerte aan. Wil je eerst meer informatie over onze diensten? Bel ons dan via 06 – 183 104 27 of mail via info@meijerhrm.nl.